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Comprendre quand Subtil reconnaît une personne déjà rencontrée

Commercial Manager

Quand vous capturez une rencontre, Subtil vérifie si chaque personne citée figure déjà dans vos contacts. Il évite ainsi de créer des fiches en double, tout en gardant la main à vous quand il hésite.

Les trois cas​

  1. Même email ou même téléphone : rattachement automatique. La rencontre est ajoutée à la fiche existante, sans question. Le contact est alors marqué « Existant » dans le récapitulatif de la capture (« CONTACT EXISTANT » quand le récapitulatif est détaillé). Le téléphone est comparé sans tenir compte des espaces ni de la mise en forme.

  2. Même nom seulement : Subtil vous demande. Si le nom correspond à une fiche existante mais qu'aucun email ni téléphone ne le confirme, une question apparaît sous le contact :

    « Est-ce le même Prénom Nom (Entreprise) ? »

    • « Oui » : la rencontre est rattachée à la fiche existante.
    • « Non, nouvelle fiche » : une nouvelle fiche est créée, et la question n'est plus posée pour ce contact.

  3. Rien ne correspond : nouvelle fiche. Le contact est créé et marqué « Nouveau ».

À savoir​

Comment le nom est comparé

Les majuscules, les accents et l'ordre des mots ne comptent pas : « Dupont Paul » et « paul dupont » sont considérés comme le même nom. Si vous avez indiqué une entreprise, elle doit aussi être identique ou proche de celle de la fiche existante (« Menuiserie Dupont » et « Dupont », ou des noms qui ne diffèrent que par SAS, SARL, SA…). Sans entreprise, le nom suffit.

Répondez avant de confirmer

Tant qu'une question « Est-ce le même … ? » n'a pas de réponse, la capture ne peut pas être validée. Le message « Répondez à « Est-ce le même contact ? » avant de confirmer. » s'affiche. Aucune fusion n'a lieu sans votre accord.

Choisir soi-même un contact existant

Dans le récapitulatif d'une capture, la pastille « Nouveau » ou « Existant » d'un contact est cliquable (dès que vous avez des contacts) : vous pouvez y choisir une fiche existante, ou « Nouveau contact ». Après un rattachement, le bouton « Changer » permet de revenir sur votre choix.

Les informations nouvelles ne sont pas perdues

Si la rencontre rattachée contient un poste, un email, un téléphone ou un LinkedIn différents de ceux de la fiche, la fiche n'est pas modifiée : l'information est consignée dans l'historique, sous la rencontre.

Questions fréquentes​

Subtil n'a pas posé de question alors que j'ai un doublon. Les noms ne correspondaient pas (faute de frappe, surnom) ou l'entreprise était trop différente. Fusionnez les deux fiches à la main.

J'ai répondu « Non, nouvelle fiche » par erreur. La fiche est créée. Fusionnez-la ensuite avec l'ancienne : voir Fusionner deux fiches en doublon.

Le rapprochement n'a pas eu lieu à cause d'un problème de connexion. Dans ce cas, la vérification est ignorée et le contact est créé tel quel. La fusion manuelle reste possible ensuite.

Quelqu'un d'autre de mon équipe a rencontré la personne : est-elle reconnue ? Le rapprochement porte sur les contacts de votre équipe, qui partage ses fiches.